Autorisierte Absender

Wenn bei einer Teamliste 'Geschlossene Gruppe' aktiviert ist, können nur autorisierte E-Mail-Adressen Nachrichten senden. Dies schützt Ihr Team vor Spam und unbefugtem Zugriff.

Wie die Autorisierung funktioniert

Wenn eine E-Mail an einer Teamlisten-Adresse (z.B. meinteam@tmsg.de) ankommt, prüft TeamMessage, ob der Absender autorisiert ist:

  1. Die E-Mail-Adresse des Absenders wird aus der eingehenden E-Mail extrahiert
  2. TeamMessage prüft, ob diese Adresse Sendeberechtigung hat
  3. Wenn autorisiert, wird die Nachricht an alle Empfänger weitergeleitet
  4. Wenn nicht autorisiert, erhält der Absender eine Ablehnungsnachricht

Wer darf senden?

Nur Teammitglieder, deren E-Mail-Kanal 'Sendeberechtigung' aktiviert hat, sind berechtigt, an Teamlisten zu senden, in denen sie Mitglied sind.

Beispiel:

Um einem Monitoring-System das Senden von Alarmen zu ermöglichen:

  1. Fügen Sie ein Mitglied für das Monitoring-System hinzu (z.B. 'Nagios Server')
  2. Fügen Sie einen E-Mail-Kanal mit der Absenderadresse des Systems hinzu (z.B. nagios@server.local)
  3. Aktivieren Sie 'Sendeberechtigung' für diesen Kanal
  4. Weisen Sie den Kanal den entsprechenden Teamlisten zu

Tipp

Dieser Ansatz hält die gesamte Absenderverwaltung zentral in der Mitgliederliste. Sie haben immer einen klaren Überblick, wer an welche Teamliste senden kann.

Joker-Adressen

Anstelle einzelner E-Mail-Adressen können Sie Joker-Zeichen verwenden, um ganze Domains oder Adressmuster zu autorisieren:

  • *@example.com – Jede Adresse von example.com
  • *.name@example.com – Jede Adresse, die auf .name@example.com endet

Beispiel:

Um allen Mitarbeitern einer Firma das Senden von Alarmen zu ermöglichen:

  1. Fügen Sie ein Mitglied hinzu (z.B. 'Firmenmitarbeiter')
  2. Fügen Sie einen E-Mail-Kanal mit der Joker-Adresse hinzu: *@firma.de
  3. Aktivieren Sie 'Sendeberechtigung' für diesen Kanal

Jetzt kann jeder mit einer @firma.de E-Mail-Adresse an die Teamliste senden.

Tipp

Joker-Adressen sind nützlich, wenn Sie viele Absender aus derselben Domain haben, z.B. eine Firmen-E-Mail-Domain oder eine gemeinsam genutzte Hosting-Umgebung.

Authentifizierungsmethode

TeamMessage bietet zwei Methoden zur Prüfung der Absenderadresse:

Sicher (Envelope-Absender)

Nur der Envelope-Absender (SMTP 'MAIL FROM') wird geprüft. Dies ist die sicherere Option, da der Envelope-Absender schwerer zu fälschen ist.

Flexibel (Header-Absender)

Sowohl Envelope-Absender als auch Header-Absender ('From:'-Header) werden akzeptiert. Verwenden Sie dies, wenn Ihr E-Mail-Setup den Envelope-Absender nicht korrekt beibehält.

Hinweis

Die meisten E-Mail-Setups funktionieren mit der sicheren Methode. Wechseln Sie nur zu flexibel, wenn Sie Autorisierungsprobleme haben.

Offene vs. geschlossene Gruppen

Die Einstellung 'Geschlossene Gruppe' einer Teamliste bestimmt, ob die Absenderautorisierung durchgesetzt wird:

  • Geschlossene Gruppe (Standard) – Nur autorisierte Absender können an die Liste senden
  • Offene Gruppe – Jeder kann an die Liste senden (keine Autorisierungsprüfung)

Tipp

Lassen Sie 'Geschlossene Gruppe' aus Sicherheitsgründen aktiviert. Offene Gruppen sollten nur für öffentliche Kontaktformulare oder ähnliche Anwendungsfälle verwendet werden, bei denen Sie explizit Nachrichten von unbekannten Absendern akzeptieren möchten.

Fehlerbehebung

Wenn ein Absender unerwartet Ablehnungsnachrichten erhält:

  • Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse des Absenders exakt übereinstimmt (einschließlich Domain)
  • Prüfen Sie, ob 'Sendeberechtigung' im Mitgliederprofil aktiviert ist
  • Versuchen Sie, auf 'Flexibel' umzuschalten, wenn E-Mail-Weiterleitung verwendet wird
  • Stellen Sie sicher, dass der Absender als Mitglied mit einem E-Mail-Kanal in der Teamliste hinzugefügt ist
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