Mitglieder verwalten

Mitglieder sind die Empfänger Ihrer Nachrichten. Jedes Mitglied kann mehrere Kommunikationskanäle haben und mehreren Teamlisten angehören.

Mitglieder und Kanäle verstehen

TeamMessage verwendet einen personenzentrierten Ansatz:

  • Mitglied – Eine Person, die Nachrichten empfängt (z.B. Max Mustermann)
  • Kontaktweg – Ein Weg, diese Person zu erreichen (z.B. SMS, E-Mail, Sprache)
  • Adresse – Der konkrete Kontakt (z.B. +49170123456, max@example.com)

Beispiel:

Max Mustermann kann haben:

  • 📱 SMS: +49170123456
  • ✉️ E-Mail: john@example.com
  • 📞 Sprache: +49170123456

Jeder Kanal kann verschiedenen Teamlisten zugeordnet werden.

Neues Mitglied hinzufügen

Gehen Sie in Ihrem Dashboard zu 'Mitglieder' und klicken Sie auf 'Neues Mitglied'. Sie müssen angeben:

  • Name – Den Anzeigenamen des Mitglieds
  • Kontaktweg – Wie diese Person erreicht werden soll (SMS, E-Mail, Sprache, Fax)
  • Adresse – Telefonnummer oder E-Mail-Adresse
  • Teamlisten – Welche Teamlisten Nachrichten für dieses Mitglied erhalten sollen

Tipp

Telefonnummern können im nationalen Format (0170123456) eingegeben werden – sie werden automatisch ins internationale Format (+49170123456) umgewandelt.

Verfügbare Kanäle

TeamMessage unterstützt mehrere Zustellkanäle:

  • 📱 SMS – SMS-Nachrichten an Mobiltelefone
  • ✉️ E-Mail – E-Mail-Benachrichtigungen
  • 📞 Sprache – Telefonanrufe mit Sprachausgabe
  • 📠 Fax – Fax-Übertragungen

Hinweis

Sprache und Fax erfordern, dass die Teamliste für diese Zustellmethode konfiguriert ist. Siehe 'Listen anlegen' für Details.

Mehrere Kanäle hinzufügen

Nach dem Erstellen eines Mitglieds können Sie weitere Kanäle hinzufügen:

  1. Klicken Sie auf den Namen des Mitglieds, um das Profil zu öffnen
  2. Klicken Sie auf 'Kanal hinzufügen'
  3. Wählen Sie den Kanaltyp und geben Sie die Adresse ein
  4. Wählen Sie aus, welche Teamlisten diesen Kanal nutzen sollen

Dies ermöglicht es, dass dieselbe Person je nach Teamliste Nachrichten über verschiedene Kanäle erhält.

Mitgliedereinstellungen

Jedes Mitglied hat konfigurierbare Einstellungen:

Aktiv-Status

Inaktive Mitglieder erhalten keine Nachrichten. Nutzen Sie dies, um die Zustellung vorübergehend zu deaktivieren, ohne das Mitglied zu entfernen.

Sendeberechtigung

Wenn aktiviert, ist die E-Mail-Adresse dieses Mitglieds berechtigt, Nachrichten an die Teamliste (z.B. meinteam@tmsg.de) zu senden. Diese Einstellung ist relevant, wenn die Teamliste 'Geschlossene Gruppe' aktiviert hat – andernfalls kann jeder an die Liste senden.

Direct-Mail2SMS-Berechtigung

Wenn aktiviert, kann dieses Mitglied auch Nachrichten an Telefonnummern außerhalb der Teamliste senden, indem es das Direct-Mail2SMS-Format verwendet:

+49170xxxxxxx.myteam@tmsg.de

Dies ist nützlich, wenn Sie einzelne Empfänger erreichen möchten, die nicht in Ihrer Teamliste sind.

Tipp

Wenn Sie keine Teamverteilung benötigen und nur SMS an beliebige Nummern senden möchten, kann ein einzelnes Mitglied mit Direct-Mail2SMS-Berechtigung alle Ihre Nachrichtenanforderungen erfüllen.

Teamlistenzuordnung

Jeder Kanal kann einer oder mehreren Teamlisten zugeordnet werden. Wenn eine Nachricht an eine Teamliste gesendet wird, erhalten alle aktiven Mitglieder mit Kanälen in dieser Liste die Nachricht.

Beispiel:

Max' SMS-Kanal (+49170123456) könnte in folgenden Listen sein:

  • myteam@tmsg.de – Allgemeine Benachrichtigungen
  • myteam-alerts@tmsg.de – Kritische Alarme

Sein Sprach-Kanal könnte nur in folgender Liste sein:

  • myteam-oncall@tmsg.de – Bereitschafts-Eskalation

Import und Export

Für die Verwaltung vieler Mitglieder können Sie Excel-Import/Export nutzen:

  • Export – Alle Mitglieder als Excel-Datei herunterladen
  • Import – Eine Excel-Datei hochladen, um Mitglieder hinzuzufügen oder zu aktualisieren

Hinweis

Das Excel-Format enthält Spalten für Name, Kanal, Adresse und Teamlistenzuordnungen.

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